Kennis delen en behouden

Kennis delen en behouden

Waarschijnlijk barst jouw organisatie van de kennis. Wil je ervoor zorgen dat deze kennis niet in de hoofden van individuele medewerkers blijft hangen, dan moet kennis worden gedeeld. Dit is voor sommigen een uitdaging. Evenals het behouden van kennis die in vele jaren is opgebouwd door oudere medewerkers die met pensioen gaan.

Het delen van kennis vraagt om sociale vaardigheden, reflectie en analytisch vermogen. En een organisatie met een structuur om kennis te delen en te borgen en cultuur waarin kennisdelen de norm is.

Veelgestelde vragen
Hoe draag je specialistische kennis en ervaring over aan nieuwe medewerkers?

Bekijk hier de praktijkcase film bij Pecocar.

Het stappenplan laat een voorbeeldaanpak zien om de kennis van ervaren medewerkers te borgen, inclusief een aanpak voor taakanalyse en werkinstructie.

Stap 1 – Voer een taakanalyse uit
Breng de specialistische kennis van een ervaren collega in kaart. Doe dit in een interview en gebruik hiervoor het format Taakanalyse specialistische kennis’. Hierin staan hulpvragen die de taak in kaart brengen aan de hand van drie tot vijf concrete projecten, volgens de START-methodiek. Vraag door totdat concreet is wat iemand precies doet, waar hij op let en welke kennis daarvoor nodig is. Maak zo nodig aanvullend gebruik van observaties op de werkplek.

Stap 2 – Stel werkinstructies op
Maak een werkinstructie op basis van de uitkomst van de taakanalyse. Gebruik hiervoor het format ‘Werkinstructie n.a.v. taakanalyse’.

Stap 3 – Organiseer een inwerkperiode/programma
Zorg dat je de ervaren en nieuwe collega samen op de taak inplant gedurende een bepaalde periode. Bepaal in overleg met de ervaren collega hoe lang deze periode moet zijn om een nieuwe collega goed in te werken (bijvoorbeeld ‘4 weken fulltime’ of ‘6 weken 1 dag per week’). Aandachtspunt hierbij is dat de taak in verschillende variaties voorkomt (bijvoorbeeld verschillende projecten). Gebeurt dit niet, pas de planning hier dan op aan. Gebruik het format ‘Inwerkprogramma’ ter ondersteuning.

De ervaren collega legt op hoofdlijnen aan de nieuwe collega uit hoe hij te werk gaat. Hierbij kan hij gebruikmaken van de Handout taakgerichte training.

De ervaren en nieuwe collega werken een periode samen aan dezelfde taak. Laat de nieuwe collega regelmatig aan de ervaren collega uitleggen wat hij doet en waarop hij let. Zo weet de ervaren collega of op de juiste punten wordt gelet. Deze heeft hij scherp omdat er een werkinstructie van is gemaakt, waardoor de ‘onbewuste’ kennis en vaardigheden ‘bewust’ worden.

Doel: de nieuwe collega leert on the job wat hij moet doen, waarbij de ervaren collega just in time kan helpen/bijsturen.

Stap 4 – Borging
Na de inwerkperiode voert de nieuwe collega het werk zelfstandig uit. Let erop dat deze collega vanaf nu ook regelmatig de betreffende taak uitvoert, zodat hij zijn kennis en vaardigheden goed onderhoudt.

Een aantal tips om kennisborging structureel in te bedden:

  • Communiceer intern over initiatieven voor kennisborging die starten en zijn afgerond. Laat betrokken collega’s vertellen hoe ze dit hebben ervaren en beschrijf kort de totale aanpak. Hiermee inspireer je anderen hetzelfde te doen en met en van elkaar te leren.
  • Ga met alle collega’s van 56+ jaar (individueel) in gesprek over vanaf wanneer zij hun specialisme overdragen en maak hier afspraken over.
  • Maak, als er veel medewerkers van 56+ zijn, een totaalplanning waarbij bijvoorbeeld elk (half) jaar iemand dit traject aangaat. Dit is handig in verband met het dubbel inplannen van medewerkers.
Hoe realiseer je kennisdeling tussen collega's?

Er zijn verschillende manieren waarop je kennisdeling tussen collega’s vormgeeft. Een aantal voorbeelden vind je terug in het overzicht vormen voor kennisdeling en suggesties voor werkvormen.

Kennis tussen collega’s kan via een zogenaamde toolboxmeeting worden gedeeld. Wil je weten waarom het belangrijk is deze goed voor te bereiden en hoe je dat dan aanpakt? Bekijk dan hier de film.

 

Hoe maak je een goede werkinstructie?

Een werkinstructie is een handig document of handige tool (bijvoorbeeld in de vorm van een film of app) waarmee je de juiste werkwijze vastlegt en ervoor zorgt dat iedereen een product op dezelfde manier maakt. Een werkinstructie moet wel praktisch blijven: niet te veel tekst en handzaam in gebruik. Hierbij inspiratie voor het maken van goede werkinstructies: een format werkinstructie en 
tips voor het gebruiken van een werkinstructie.

Hoe ontwikkel je een digitale tool voor het delen van kennis ?

Een digitaal platform of tool helpen bij het delen en beschikbaar stellen van kennis. Maar hoe weet je waar je aan moet denken bij het ontwikkelen ervan? Zie hiervoor deze checklist.

Hoe geef je vorm aan een goede praktijkworkshop inclusief toetsing?

Een goede praktijktraining geven en toetsen of de deelnemers ook na afloop de nieuwe kennis zich eigen hebben gemaakt, vraagt een goede voorbereiding en uitwerking. Lees ter inspiratie de casus. Maak voor praktische hulp gebruik van format maken van een workshop inclusief toetsing, voorbeeld van een praktijkexamen en voorbeeld van een beoordelingsformulier.